Deklaracja Zgodności PPWR krok po kroku — pełny tutorial PPWRapki (2026)

0:02 Cześć, tu PPWRapka — aplikacja, która przeprowadzi Twoją firmę przez unijne rozporządzenie o opakowaniach, czyli PPWR. Od sierpnia rozporządzenie już obowiązuje — każdy, kto dostarcza opakowania, musi umieć wykazać ich zgodność z przepisami. W tym materiale pokażemy Ci cały system — od założenia konta aż do gotowej Deklaracji Zgodności wysłanej mailem.

0:25 Najpierw jeden produkt, krok po kroku. Potem praca hurtowa: kilkanaście plików naraz, portfel, fokus i decyzje dla setek pozycji. Zobaczysz też asystenta Bielika, kreatory dokumentacji, automatyczne odpowiedzi na maile kontrahentów i warunki współpracy. Każdy rozdział obejrzysz osobno — wybierz ten, który Cię interesuje, albo zostań z nami do końca.

0:54 Zaczynamy od założenia konta. Wystarczy imię, adres e-mail i hasło — bez karty płatniczej. Pierwszy produkt przejdziesz za darmo, a deklaracje wystawiasz bez limitu. Po rejestracji potwierdzasz adres e-mail. To ważne, bo Deklarację Zgodności podpisuje konkretna osoba, więc musimy wiedzieć, że adres należy do Ciebie. Teraz najważniejsze ustawienie: kim jest Twoja firma w łańcuchu dostaw.

1:21 Do wyboru jest pięć ról, a od roli zależy, czy wystawiasz Deklarację Zgodności, czy Deklarację Dostawcy. Rola decyduje też, które przepisy Cię dotyczą. Rolę możesz zmienić w ramach jednego konta, a nawet pełnić różne role wobec różnych odbiorców — w branży spożywczej to standard. Wybieramy wytwórcę i potwierdzamy, że spełniamy warunki tej roli.

1:44 Dane firmy nie trzeba przepisywać. Wpisujesz NIP, a aplikacja pobiera nazwę i adres z rejestru Ministerstwa Finansów. Dodajesz jeszcze logo — pojawi się na każdej wystawionej deklaracji. Zanim dodamy produkt, wskażmy, komu go dostarczamy. W kartotece odbiorców dodajesz klienta po NIP-ie — dane znów przychodzą z rejestru. Przy odbiorcy warto zapisać adres e-mail.

2:14 Na ten adres wyślesz później gotową deklarację. Przechodzimy do kroku drugiego — produkt i opakowanie. Nadajesz nazwę, a numer identyfikacyjny aplikacja podpowiada sama — według Twojego indeksu albo własnej numeracji. Najważniejsza decyzja w tym kroku to materiał opakowania. To od materiału zależy, które artykuły rozporządzenia obowiązują —

2:38 inne wymagania ma tektura, inne tworzywo, a jeszcze inne szkło. Jeśli Twojego materiału nie ma na liście, w kategorii „Inne” dodasz własny — monomateriał albo kompozyt — i będzie dostępny dla wszystkich produktów Twojej firmy. Wybieramy papier i tekturę. Aplikacja od razu pokazuje listę przepisów obowiązkowych dla tego opakowania.

3:00 Data oceny ma znaczenie, bo część wymagań wchodzi w życie w kolejnych latach — system sam dobiera progi obowiązujące w danym dniu. Pola opcjonalne nie blokują deklaracji. Uzupełnisz je Ty albo Twój asystent Bielik, kiedy będziesz mieć dane. Przypisujemy odbiorcę i zapisujemy produkt. Pojawia się w portfelu jako pierwsza karta. Krok trzeci to przepisy.

3:29 Każdy artykuł rozporządzenia jest tu osobnym kaflem z własnym statusem. Nie musisz znać rozporządzenia na pamięć — aplikacja zadaje pytania po kolei i wyjaśnia, skąd się biorą. Artykuł piąty dotyczy substancji w opakowaniu: metali ciężkich i związków PFAS. Pierwsze pytanie: czy opakowanie ma kontakt z żywnością. Od tego zależy, czy potrzebne jest badanie PFAS.

3:54 Od sierpnia obowiązuje zakaz PFAS w opakowaniach do żywności powyżej progów z rozporządzenia. Suma ołowiu, kadmu, rtęci i chromu sześciowartościowego nie może przekroczyć stu miligramów na kilogram. Skąd wziąć te liczby? Z raportu laboratorium. I tu zaczyna się wygoda. Zamiast przepisywać wyniki, wrzucamy raport do asystenta Bielika

4:18 — zwykłym spinaczem, jak załącznik w mailu. Zanim cokolwiek trafi do modelu, widzisz kurtynę: po lewej oryginał, po prawej wersja, w której nazwy firm i adresy zamieniliśmy na oznaczenia. Wyniki pomiarów zostają jawne, bo to one decydują o zgodności. Zatwierdzamy — i pola uzupełniają się same: ołów, kadm, rtęć, chrom sześciowartościowy i trzy wartości PFAS.

4:45 Liczby odczytuje ścisły parser, nie model językowy. Wartości wpisanych wcześniej ręcznie nie nadpisuje. Raport zostaje przypięty do produktu i trafi do dokumentacji technicznej. Artykuł szósty to recyklowalność. Opakowanie dostaje klasę od A do F według kryteriów projektowania pod recykling. Artykuł siódmy, o zawartości recyklatu, dotyczy tworzyw — przy tekturze aplikacja

5:11 pokazuje, dlaczego tego produktu nie obejmuje. Kolejne artykuły — minimalizacja, wielokrotne użycie, znakowanie — przechodzisz tak samo: pytanie, odpowiedź, dowód. Wszystko zapisuje się automatycznie, a pasek u góry pokazuje, ile zostało do końca. Komplet — ścieżka ukończona w stu procentach. Możemy wystawić deklarację. Ostatni krok to Deklaracja Zgodności według załącznika ósmego rozporządzenia.

5:44 Wpisujesz osobę upoważnioną: imię i nazwisko, stanowisko, miejscowość. Kolejne produkty przejmą te dane automatycznie. Numer deklaracji nadaje się sam, według ustalonej zasady — możesz ją dopasować do numeracji w swoim systemie ERP. W punkcie siódmym wskazujesz, gdzie jest dokumentacja techniczna. Za chwilę pokażemy kreator, który ją buduje.

6:08 Poniżej widzisz podgląd dokumentu: dane firmy, identyfikację opakowania, oświadczenie o zgodności z artykułami od piątego do dwunastego i miejsce na podpis. Wybierasz odbiorcę z kartoteki — deklaracja zostanie wystawiona właśnie dla niego. Wersją wiążącą jest plik PDF generowany przez serwer — na aktualnych regułach, w chwili wystawienia.

6:33 Drukujemy od razu w dwóch językach: po polsku i po angielsku. Twój zagraniczny klient dostanie dokument, który zrozumie. Tak wygląda pobrany plik PDF: logo i dane Twojej firmy, odbiorca, identyfikacja opakowania i oświadczenie o zgodności z artykułami od piątego do dwunastego — a na końcu podpis. A teraz wysyłka. Wpisujemy adres odbiorcy — w tym przykładzie kontakt

7:01 małpa ppwrapka kropka pl. To nasz adres kontaktowy. Możesz na niego pisać w każdej sprawie: pytania, uwagi, pomysły na nowe funkcje. Klient dostaje jedną wiadomość z oboma plikami PDF — polskim i angielskim. Każda wysłana deklaracja trafia do historii. Po latach pobierzesz dokładnie ten sam plik, który wyszedł do klienta. I tak, w kilkanaście minut, przeszliśmy od pustego konta

7:28 do podpisanej Deklaracji Zgodności. Poznaj Bielika — asystenta, który towarzyszy Ci na każdym ekranie aplikacji. Działa na polskim modelu językowym Bielik i rozmawia po polsku — także o przepisach. Nie musisz nic przepisywać. Kliknij mikrofon i podyktuj: ołów dwanaście, kadm trzy — a Bielik wpisze wartości we właściwe pola. Uzupełnia tylko puste pola.

7:55 Jeśli coś się nie zgadza, jednym kliknięciem cofasz zmianę. Możesz mu dać zdjęcie etykiety, skan oświadczenia dostawcy, raport z laboratorium albo arkusz z produktami. Plików nie przechowujemy — Bielik czyta je i od razu kasuje. Możesz go zapytać wprost, na przykład: czy mój karton musi mieć kod QR. Odpowiada w kontekście ekranu, na którym właśnie jesteś.

8:21 Przed każdą analizą działa kurtyna: nazwy firm, NIP-y, adresy i nazwiska zamieniamy na oznaczenia, zanim dane opuszczą nasz serwer. Prawdziwe wartości wracają na swoje miejsce dopiero u nas — dostawca modelu ich nie widzi. Pamięta też, co już zrobiłeś, i podpowiada, co jest najważniejsze teraz. A gdy za pół roku klient poprosi o starą deklarację, napisz Bielikowi,

8:46 dla kogo lub z którego miesiąca — znajdzie ją i da przycisk pobrania. Bielik nie klika za Ciebie. Kiedy proponuje działanie — dopisanie dokumentu albo dodanie odbiorcy — pyta i czeka na Twoją zgodę. O zgodności nie decyduje jednak model. Decydują ścisłe reguły rozporządzenia, a deklarację zawsze podpisuje człowiek. Jeden produkt to dobry początek.

9:13 Ale Twoja firma ma ich zapewne setki albo tysiące. Nie potrzebujesz do tego arkuszy Excela przepisywanych ręcznie ani specjalnego formatu. Wystarczy to, co już masz w swoim systemie. Otwieramy worek plików i wrzucamy do niego wszystko naraz — w tym przykładzie kilkanaście plików z systemu ERP. Kartoteka towarów, lista kontrahentów, receptury wyrobów, specyfikacje materiałów

9:39 — w Excelu, ce-es-fał, dżejson albo iks-em-el. Nie musisz ich opisywać. Aplikacja sama rozpoznaje, który arkusz to produkty, który odbiorcy, a który skład wyrobów. Po wczytaniu widzisz, na czym stoi Twoja kartoteka — na pięciu filarach. Odbiorcy, wyroby, kategorie materiałowe, specyfikacje materiałów i dostawcy materiałów. Kolor filaru mówi, jaka część danych jest już kompletna,

10:06 a jaka wymaga uzupełnienia u źródła. Tam, gdzie aplikacja nie może zdecydować sama, pyta Ciebie — na przykład, czy przyjąć proponowane przypisania odbiorców. Pozycje z brakami nie przepadają. Trafiają na listę do uzupełnienia, żeby nic nie zginęło po drodze. Przy setkach pozycji wygodniejsza jest lista zamiast karuzeli. Wyszukiwarka przeszukuje też składniki — wpisz „kubek PP”,

10:31 a zobaczysz każdy wyrób, w którym ten kubek występuje. Wyrób z receptury ma od razu wszystkie części — kubek, wieczko, tackę, banderolę i folię — a wymagania materiałowe sprawdzisz dla każdej z nich osobno. Import hurtowy jest częścią wdrożenia z integracją — o kosztach opowiemy w ostatnim rozdziale. Po imporcie przechodzimy do portfela — widoku całej firmy naraz.

11:00 Na górze widzisz cały portfel: liczbę wyrobów, podział na opakowania jednostkowe, zbiorcze i transportowe, kategorie materiałowe — i czerwony licznik pozycji do uzupełnienia. Teraz najważniejsza oszczędność czasu: decyzja portfelowa. Aplikacja sama rozpoznaje części wspólne. Ta preforma pracuje w trzech wyrobach — odpowiadasz na pytanie przepisu

11:23 raz, a odpowiedź obejmuje wszystkie trzy. Im więcej wyrobów dzieli tę samą część, tym więcej pracy oszczędza jedna odpowiedź. Nasi klienci pracują na kilku tysiącach pozycji. Żeby się w tym nie gubić, jest fokus. Ustawiasz fokus na jednego odbiorcę — i cała aplikacja pokazuje tylko jego produkty: portfel, przepisy i deklaracje.

11:46 Fokus niczego nie usuwa i nie zmienia danych. Zmienia tylko to, na co w tej chwili patrzysz. Jest też fokus na rolę. Ta sama firma bywa wytwórcą dla jednego klienta i dostawcą dla drugiego — na przykład przy marce własnej sieci handlowej. Dla każdego odbiorcy ustalasz rolę osobno, a aplikacja sama dobiera właściwy dokument: Deklarację Zgodności albo Deklarację Dostawcy.

12:12 Na końcu wystawiasz deklarację grupową — jeden dokument dla odbiorcy, obejmujący gotowe pozycje z tej samej grupy materiałowej. Deklaracja to jedno. Rozporządzenie wymaga też dokumentacji technicznej według załącznika siódmego. Kreator dokumentacji technicznej prowadzi Cię przez szablon z dwudziestoma rozdziałami, zgodny z tym załącznikiem.

12:37 Po lewej rozdziały, na środku strony dokumentu, po prawej elementy do wstawienia: tekst, tabele, zdjęcia, piktogramy. Najwygodniejsze są dane z systemu — informacje o produkcie, które już masz w aplikacji, wstawiasz jednym kliknięciem, bez przepisywania. Gotowy dokument wydajesz. Dostaje numer, jego treść zostaje zamrożona, a numer trafia do punktu siódmego deklaracji.

13:03 Drugi kreator buduje kartę techniczną — jednostronicową kartę produktu, którą wysyłasz klientowi razem z deklaracją. Karta zawsze mieści się na jednej stronie i powstaje po polsku i po angielsku. Dokumentacja techniczna zostaje w Twojej firmie do kontroli. Karta techniczna jedzie do klienta. Na koniec części praktycznej — BAS, czyli Błyskawiczny Asystent Sortujący.

13:31 Twoi kontrahenci co chwilę proszą o deklaracje. BAS odpowiada im za Ciebie. Kontrahent pisze zwykłego maila. BAS sprawdza, czy nadawca jest na liście osób uprawnionych, i dobiera deklaracje tylko dla jego produktów. Odpowiedź przychodzi w tym samym wątku — z deklaracją po polsku i po angielsku oraz wydaną dokumentacją. BAS wysyła wyłącznie to, co przeszło pełną ocenę przepisów.

13:58 Pozycje w opracowaniu dostają zapowiedź, a Ty — powiadomienie. Każde zapytanie zostaje w dzienniku: kto pytał, co wysłano i czego nie wysłano. Moduł uruchamiamy przy wdrożeniu — podłączamy skrzynkę, na którą piszą Twoi kontrahenci. Na koniec — jak wygląda współpraca z nami. Pierwszy produkt przejdziesz za darmo, a deklaracje wystawiasz bez limitu.

14:25 Pełne wdrożenie z integracją z Twoim systemem ERP to jednorazowo osiem tysięcy złotych netto. Utrzymanie systemu kosztuje osiemset złotych netto miesięcznie — to dziewięć tysięcy sześćset złotych netto w skali roku. W tej cenie są bieżące aktualizacje: gdy wchodzą nowe przepisy albo akty wykonawcze, wprowadzamy je do systemu w ciągu jednego dnia.

14:48 Nowe funkcje rozwijamy razem z klientami — na zgłoszenie odpowiadamy w jeden dzień roboczy. Twoje dane są bezpieczne. Serwer działa w Unii Europejskiej, asystent na europejskiej platformie, a rozmowy z Bielikiem nie trenują modelu. Dla firm o najwyższych wymaganiach mamy pakiet ULTRASAFE. Dane opuszczają Twoją przeglądarkę już bez nazw —

15:09 po naszej stronie nie ma czym ich odczytać. Zobacz różnicę. W wersji Standard kurtyna działa na serwerze PPWRapki, tuż przed Bielikiem — dane Twoich klientów są w przeglądarce i na naszym serwerze. W ULTRASAFE kurtyna działa już w Twojej przeglądarce. Dane klientów zostają tylko u Ciebie, a serwer i Bielik widzą wyłącznie oznaczenia.

15:32 Organizacjom, które tego potrzebują, możemy też uruchomić system we własnej infrastrukturze. Warunki ustalamy indywidualnie. Masz pytania? Napisz na kontakt małpa ppwrapka kropka pl albo zapytaj Bielika w aplikacji. PPWRapka — polska jakość, globalne standardy. Do zobaczenia w aplikacji.